Programa

1 Identificar as dimensões técnica e psicológica da função de
Secretariado

- Definir e situar o desempenho da Secretária a nível de missões, funções, tarefas, instrumentos de trabalho e competências.

- Desenvolver as noções de eficiência e produtividade global do trabalho.

- Determinar os níveis e graus de responsabilidade em Secretariado,perspetivas de evolução no futuro.

- Analisar as diferentes ferramentas informáticas e seu impacto na função de
Secretariado.

2 Descrever métodos de organização eficaz em Secretariado

- Identificar os problemas de organização do trabalho.

- Autodiagnosticar o seu TMR (Tarefas, Missões e Ritmo) de trabalho.

- Planificar o trabalho e distinguir as prioridades.

- Distinguir os instrumentos de organização e simplificação do próprio
trabalho.

- Adquirir técnicas individuais de organização.

3 Reunir, tratar e transmitir a informação oral e escrita

- Ler e analisar um texto. A ficha de leitura. Preparar e
difundir a informação.

- Preparar a redação: A folha de análise.

- Identificar os princípios básicos de uma escrita útil. A dimensão “marketing”
na comunicação escrita e oral.

- Redigir para ser lido e compreendido.

4 Organizar e praticar uma gestão eficaz do arquivo

- Definir os critérios de eficácia do arquivo.

- Reconhecer o documento de arquivo e suas conjunções múltiplas.

- Determinar os circuitos documentais e o controlo das tarefas administrativas.

- Distinguir as vantagens e inconvenientes dos diversos sistemas de classificação.
Escolher o método de classificação adaptado às necessidades. Facilitar o acesso
ao arquivo: criar o plano de classificação. Distinguir as responsabilidades dos
utentes do arquivo.

- Utilizar os meios materiais adequados.

- Controlar os movimentos dos documentos.

- Criar um fi cheiro para resolver problemas de pesquisa.

5 Colaborar na preparação e seguimento de reuniões e viagens

- Preparar reuniões: Fazer o planning.

Estabelecer a ordem de trabalhos.

Redigir e enviar as convocatórias.

Organizar os dossiês de trabalho.

Instalar o grupo. Tomar apontamentos e elaborar atas.

- Planificar viagens: Preparar e constituir o dossiê de trabalho.

Organizar a informação no regresso.

6 Telefonar com eficácia

- Analisar o seu estilo de comunicação.

- Identificar o interlocutor, apresentar a empresa.

- Utilizar um vocabulário positivo e valorizante.

- Filtrar as chamadas.

Anotar as mensagens.

- Avaliar a importância do telefone como instrumento de relações públicas.

- Agir em situações delicadas e enfrentar interlocutores difíceis

Dirigido a

- Todas as secretárias e apoios administrativos que desempenham ou venham a desempenhar a função e pretendam desenvolver ou reforçar as suas atuais competências técnicas.

Objetivos

- Assegurar com profissionalismo a diversidade das suas missões.

- Reforçar competências-chave na função de secretariado.

- Aplicar conhecimentos, métodos, técnicas e boas práticas.

 Métodos

- A pedagogia a utilizar privilegia os trabalhos práticos.

- Exposições curtas sobre aspetos teóricos. Debate.

- Trabalhos em grupos para resoluções de casos.

- “Role-Plays” filmados em Videotape.

- Análise das situações apresentadas pelas participantes para favorecer a troca
de experiências e partilhar competências comuns.

Datas & Locais

Data Início	Data Fim	Horário	Local	Dias	Preço
2012-06-18	2012-06-22	—	Lisboa	5 dias	1.080,00 €		Aguarde…
2012-09-17	2012-09-21	—	Lisboa	5 dias	1.080,00 €		Aguarde…
2012-10-08	2012-10-23	— (1º Parte ) 9h-12h30-13h30-17h (2º Parte )	Porto	5 dias	1.080,00 €		Aguarde…
2012-12-03	2012-12-07	—	Lisboa	5 dias	1.080,00 €	Garantida	Aguarde…