Ganhar Tempo

Apresentação | Técnicas para melhorar a organização pessoal e gerir o próprio tempo

Programa

1. Identificar as suas características pessoais face à gestão no tempo
– O seu estilo de organização dominante e as suas implicações práticas no quotidiano profissional.
– Diagnóstico das missões fundamentais da função e localização dos principais cronófagos (agentes comedores de tempo).
– Clarificar o seu papel profissional e identificar pontos fortes e pontos a melhorar.
– Elaborar um Plano de Progresso Individual.

2. Definir estrategicamente as prioridades
– Clarificar as suas prioridades de vida, as suas prioridades profissionais e as prioridades da sua função.
– Identificar as atividades de forte coeficiente multiplicador.
– Distinguir o importante e o urgente através da técnica do ACET.
– Atribuir prioridades em função das atividades estratégicas.
3. Gerir o stresse e o ativismo
– Identificar o stresse positivo e o stresse negativo e as suas consequências na organização do trabalho pessoal.
– Aprender a agir em vez de reagir.
– As estratégias da adaptação e controlo do stresse.
4. Desenvolver uma estratégia que permita otimizar as relações com o meio
– As regras para diminuir o tempo gasto em reuniões, entrevistas e contactos telefónicos.
– Adquirir uma linguagem precisa, realista e centrada no essencial.
5. Delegar e desenvolver as competências dos colaboradores
– Analisar as tarefas susceptíveis de serem delegadas.
– Identificar a pseudo-delegação e os principais obstáculos à delegação.
– Preparar as pessoas para a delegação.
– Utilizar as quatro fases do processo de delegação para ser bem sucedido.
6. Desenvolver e aplicar uma planificação previsional da atividade
– As 12 regras fundamentais para uma eficaz gestão no tempo.
– Planificar as atividades com base nas prioridades.
– Prever os imprevistos e as “urgências”.
– Gerir as interrupções diárias.
– Saber utilizar a agenda como um recurso pessoal.
– Planificar o mês, a semana e o dia – a planificação é um investimento.

7. Utilizar os instrumentos para “ganhar” tempo
– As leis, os princípios e as técnicas da racionalização dos gastos de tempo:
- eliminação; Deslocação; Simplificação; Reagrupamento; Leitura ativa; Escrita objetiva.
– Elaborar um plano de desenvolvimento pessoal para a utilização do tempo.

Dirigido a

Todos os dirigentes, quadros e chefias que, dispondo de um certo poder quanto ao seu próprio tempo e métodos, desejam melhorar a sua organização pessoal no sentido de uma maior eficácia e melhor equilíbrio.

Objetivos

Utilizar métodos e técnicas que permitam aumentar a eficácia da organização do seu tempo em função da sua atividade e respetivas prioridades;
Antecipar e planificar as suas atividades de forma realista, distinguindo o importante do urgente;
Otimizar a utilização do tempo em reuniões, entrevistas e contactos telefónicos ou face-a-face;
Organizar e utilizar uma agenda personalizada.

Métodos

Pedagogia ativa baseada em exposições teóricas e metodológicas, exercícios práticos e análise de casos apresentados pelos, participantes.
Discussões críticas e construtivas. Trabalhos em subgrupos sob aplicação de uma metodologia integrada de gestão “no” tempo.
Aplicações práticas de gestão de prioridades, planificação e delegação.