Métodos e técnicas de organização

“As condições de competitividade do mercado tornam necessário que os Responsáveis das empresas levem a cabo mudanças organizativas para as quais devem dispor de preparação e de competências adequadas.
Esta formação aborda de modo prático a mudança organizativa para que o participante adquira, pratique e exercite metodologias, técnicas e ferramentas de utilidade para a melhoria contínua da organização e da gestão.”

Programa

1- Introdução

– A natureza da organização na empresa de serviços.
– Condicionantes e restrições: questões de eficácia e eficiência do meio de atuação.
– O papel do organizador como consultor interno.

2- Análise da organização como sistema: a variável gestão

– A gestão e o sistema de informação.
– Metodologia de análise do sistema de gestão.
– Contributos da análise modular de sistemas (MAS).
– A identificação de disfunções.
– Casos práticos.

3- A variável qualitativa: análise de tarefas e procedimentos
3.1- Análise de atividades e tarefas

– Contributo da análise de tarefas.
– Suportes de recolha e análise de dados:
   • lista de tarefas;
   • quadro de repartição de tarefas;
   • análise ABC de tarefas;
   • quadros de polivalência;
   • quadros de repartição de custos.
– Conceção e utilização: a conceção de propostas de melhoria e a reafectação de
tarefas.
– Casos práticos.

3.2- Análise de procedimentos de trabalho

– Enfoque nos processos e perspetiva funcional.
– Determinação dos objetivos a alcançar.
– Metodologia de análise dos processos e procedimentos de trabalho.
– Técnicas de análise:
• diagrama de fluxo de trabalho;
• diagrama de posição de documentos.
– Crítica e elaboração de novos procedimentos operativos.
– Casos práticos.

4- A variável quantitativa: a afetação de recursos

– Conceitos básicos de medida.
– Cargas de trabalho e afetação de recursos: esquemas de estimativa e medição.
– Cenário de curto prazo. Técnicas aplicáveis:
   • quadro de estimativa de tempos;
   • quadro de extrapolação de dados;
   • quadro de repartição de tarefas-objetivo.
– Cenário de médio e longo prazo: quadro de poupanças potenciais.

Dirigido a

– Técnicos de Organização e outros especialistas dedicados ao desenvolvimento de projetos de organização.
– Chefes, responsáveis e quadros de áreas, departamentos e unidades em empresas de serviços e organismos públicos.
– Analistas funcionais.
– Diretores e chefias dos serviços da função de organização.

Objetivos

Proporcionar os métodos e ferramentas de análise adequados para:
– Conceber o desenho de instrumentos de gestão para governar a função.
– Diagnosticar o nível de realização dos processos, atividades e tarefas desenvolvidas.
– Elaborar e pôr em marcha um plano de reorganização que permita a efetiva melhoria dos serviços que se prestam, através da simplificação, mecanização, melhoria da qualidade e diminuição dos custos.

Métodos

– Formação ampla, teórica e prática sobre as metodologias, técnicas e ferramentas essenciais que os participantes devem dominar para levar a cabo a realização de projetos de mudança organizativa.
– Exposições metodológicas, numerosos exercícios práticos, estudo de casos e exemplos práticos permitem adquirir uma visão completa da missão a cumprir e do papel a desempenhar pelo organizador profissional.