O secretariado e o microcomputador

Apresentação | Utilizar o micro como um verdadeiro assistente

Programa

1 Realizar rapidamente documentos bem apresentados

- Automatizar a paginação para si e para os quadros que tratam diretamente dos seus documentos.
- Ganhar tempo no tratamento e paginação de grandes documentos.
- Tomar notas em reuniões diretamente no computador.
- Realizar transparências atraentes.

2 Facilitar a gestão do serviço

- Automatizar os quadros de acompanhamento, os quadros indicadores e os orçamentos.
- Gestão de faturas e despesas, como organizar os dados sem dupla utilização com a contabilidade.
- Escolher o gráfico ideal para fazer passar a sua mensagem.

3 Criar um arquivo acessível aos outros

- Organizar pastas e indexar os documentos eletrónicos e em suporte de papel.
- Estabelecer uma ligação entre arquivo de papel e arquivo de documentos no microcomputador.

4 Trabalhar em equipa com o correio eletrónico e o Groupware

- Tirar proveito das mensagens eletrónicas, acompanhá-las, assim como as do seu superior hierárquico: como imprimir o menos possível.
- Trabalhar com várias pessoas nas mesmas pastas eletrónicas e partilhar documentos.
- Saber ir buscar imagens.

5 Navegar na internet

- Pesquisar de forma eficaz.
- Descrever o essencial das vantagens da internet para as secretárias.

6 Escritório do futuro

- Internet, intranet, GED e novas tecnologias, ERP… que futuro para as secretárias?
- Que competências desenvolver, atualmente, para poder fazer frente às exigências futuras.

Dirigido a

- Secretárias e assistentes. Todos os colaboradores desejosos de ganhar tempo, explorando todos os recursos do seu equipamento.

Objetivos

- Reorganizar a atividade com recurso às possibilidades oferecidas pelas atuais ferramentas.
- Otimizar a atividade através do domínio das ferramentas informáticas e acrescentar valor ao desempenho.
- Refletir sobre evolução tecnológica e seu impacto na função do secretariado.

Métodos

- Cada participante dispõe de um microcomputador ligado em rede e equipado com o Pack Offi ce 2000 (Word, Excel, PowerPoint) e acesso à internet.
- Os participantes iniciam com uma disquete “caixa de ferramentas” com modelos tipo de documentos, quadros de gestão automatizada, agendas diárias e de endereços utilizáveis na empresa.