Os instrumentos essenciais do organizador

Apresentação | Detectar e desenvolver melhorias na organização

Programa

1- Aspetos essenciais para conceber uma ação de reorganização

– O papel do responsável.
– Pré-avaliação do projeto: análise preliminar de problemas e definição de objetivos.
– Estruturação do trabalho:
   • definição do dispositivo;
   • informar questões das pessoas envolvidas;
   • o plano de realização.

2- Desenho da metodologia do trabalho

– Metodologia a aplicar. Os produtos de cada fase.
– Os princípios organizativos essenciais.

3- Análise de situações de partida

– Análise e diagnóstico de:
   • estrutura;
   • atividades e tarefas;
   • modelos e processos;
   • procedimentos e fluxos de trabalho;
   • suportes e circuitos de informação;
   • indicadores de gestão.
– Técnicas de análise a aplicar (diagramas, matrizes, quadros de repartição de
tarefas, quadros de processo, de volumes de tarefas por funções, etc.).
– Outras técnicas de apoio (entrevistas e reuniões).
– Identificar as disfunções organizativas.
– Identificar pontos fortes e fracos.
– Orientações práticas sobre o diagnóstico.

4- Elaborar e construir o plano de melhoria

– O enfoque criativo de soluções.
– Elaborar a articulação de propostas de melhoria.
– Estabelecimento do balanço de melhoria:
• análise custo-benefício;
• elaboração do plano de ação.

5- Chaves de implantação das melhorias

– Definir cenários.
– Prever apoios e resistências à mudança.
– Estabelecer o plano de implantação.
– Articular os mecanismos de participação, comunicar e avaliar.

Dirigido a

– Quadros e chefes de serviços e de unidades administrativas.
– Auditores internos. Chefes de projetos de mudança (reorganização). Quadros técnicos e chefias de unidades de organismos públicos.

Objetivos

– Conhecer as metodologias e as técnicas adequadas para diagnosticar e detetar as oportunidades de melhoria organizativa de uma unidade administrativa e elaborar propostas articuladas e viáveis.
– Dispor das ferramentas necessárias para elaborar e pôr em marcha um plano de
reorganização de uma unidade administrativa que permita a efetiva melhoria dos
serviços que se prestam, praticando a racionalizações, a simplificações, a sistematizações, a melhoria da qualidade e a diminuição de custos.