Qualidade-Especial Secretárias

Apresentação | Especial Secretárias

Programa

1. Compreender os princípios e conceitos associados à Qualidade

- Saber definir a Qualidade: breve abordagem histórica e princípios associados.
- A abordagem por processos e a noção cliente-fornecedor interno.
- A diferença entre Políticas, Processos e Procedimentos.
- Vantagens e potenciais constrangimentos da Qualidade.

2. Situar o seu papel na organização

- Reconhecer a sua missão e definir a função:
- Referenciar as suas atividades mais produtivas;
- Registar e analisar os incidentes mais perturbadores, mais dispendiosos e com consequências mais pesadas.
- Identificar os seus clientes e fornecedores internos.
- Situar-se na estrutura e nos processos da organização.
- Organizar-se para não ficar “inundada(o)” de tarefas.

3. Adotar uma atitude da Qualidade no quotidiano

– Caracterizar as necessidades dos clientes.
– Comunicar eficazmente com todos os interlocutores (internos e externos).
– Definir regras de organização e controlo da informação, utilizando os princípios da gestão documental.
– Definir o quadro de indicadores da sua atividade.
– Manter atualizados os registos das atividades.

4. Fazer da melhoria contínua um objetivo permanente

- Saber identificar problemas de forma reativa ou proactiva: dificuldades vs oportunidades.
- Recolher e analisar informação factual e objetiva: os dados críticos da sua atividade.
- Elaborar propostas criativas e convincentes para eliminar os desvios.
- Treinar-se para fazer parte das soluções:
- Estudos de caso em situações quotidianas: acolhimento, arquivo, reuniões.
- Saber atuar em ações corretivas e ações preventivas.
- Acompanhar e avaliar a eficácia de ações de melhoria.

Dirigido a

Secretárias experientes que pretendam melhorar a sua performance utilizando a Qualidade e as suas orientações para prestações mais eficazes.

Objetivos

-Desenvolver uma nova perspetiva sobre o significado e a utilidade do seu trabalho, no âmbito do projeto da organização.
-Empreender mudanças no seus métodos de trabalho de forma aumentar a sua produtividade e rentabilidade.

Métodos

-Privilegiamos as metodologias participativas, com partilha de experiências e de ideias no grupo de participantes.
-Exposições introdutórias e de síntese pelo formador.
-Realização de exercícios práticos individuais e em subgrupos, com utilização de estudos de caso.
-Os trabalhos poderão ser realizados a partir de casos concretos trazidos pelos participantes.