Técnicas e métodos de secretariado-Modalidade Blended

Programa

1 A Organização, a Imagem e o Protocolo

- Reconhecer a importância da imagem da organização: o marketing individual.
- Identificar as competências-chave da função do protocolo ao nível do desempenho do secretariado.

2 Gestão do tempo

- Identificar e analisar as suas características pessoais face à gestão do tempo, no âmbito da sua atividade profissional.
- Identificar os principais fatores de desperdício do tempo.
- Planear definindo estrategicamente as suas prioridades: conhecer a técnica do ACET.

3 Ler depressa e bem

- Escolher e aplicar uma estratégia de leitura ativa, adaptada a um objetivo preciso.
- Tratar e memorizar mais rapidamente as informações escritas, aperfeiçoando a prática de tomar notas.

4 Redigir cartas e produzir o efeito desejado

- Aplicar os métodos que lhe permitem saber fazer uma triagem das informações.
- Distinguir o essencial do acessório numa carta.
- Atualizar os conhecimentos relativos às expressões finais.

5 Escrever um e-mail eficaz

- Comunicar por e-mail de forma sucinta e bem definida.
- Conseguir a objetividade na escrita.

6 Tomar notas e redigir a ata da reunião

- Descobrir algumas técnicas para tomar notas de forma organizada e eficaz.
- Identificar algumas questões que ajudam a selecionar o que deve anotar.
- Encontrar alguns instrumentos e técnicas para transformar as suas atas numa leitura agradável.

7 3 ferramentas para uma boa comunicação

- Conhecer 3 ferramentas essenciais à eficácia da comunicação.
- Descodificar o comportamento não-verbal.
- Os 5 níveis da escuta ativa.

8 O sucesso da comunicação telefónica

- Compreender o efeito das diferentes etapas da comunicação pelo telefone.

Dirigido a

Todas as assistentes, secretárias, e apoios administrativos que pretendam desenvolver e/ou reforçar as suas competências nos domínios do saber-fazer – gestão do tempo e das prioridades, gestão da informação, técnicas de redação de cartas, e-mails e atas; e do saber-se – defender uma imagem profissional, saber comunicar com eficácia, desenvolver a excelência no atendimento telefónico.

Objectivos

- Analisar a importância da imagem individual para a imagem da organização: marketing individual.
- Gestão do tempo: conhecer as suas características pessoais e definir prioridades.
- Ler depressa e bem: dominar as estratégias da leitura ativa.
-Aumentar a eficácia na redação de cartas, e-mails e atas de reunião.
-Conhecer 3 ferramentas essenciais a uma boa comunicação.
-Aumentar o seu profissionalismo na comunicação telefónica.

Métodos

- Exercícios para consolidar os conceitos adquiridos durante a formação online.
- Esclarecimento de dúvidas e apresentação de alternativas para consolidar os conhecimentos adquiridos.
- Análise de situações profissionais concretas.
- Treino de aplicação dos processos práticos para desenvolver competências técnicas.
- Refletir sobre competências relacionadas com os temas desenvolvidos: gestão dos arquivos, gestão do stresse, especificidades da escrita profissional e aspetos comunicacionais.