Curso de formação: O novo secretariado

Investir nas competências estratégicas e responder a novos cenários profissionais

  • Full immersion Presencial
  • Objetivo profissional: Essencial

As secretárias e apoios administrativos de suporte à gestão vivem as evoluções do seu contexto, o que justifica a grande diversidade dos seus papéis.

São elementos imprescindíveis para apoiar a gestão e as equipas.

Nas organizações de hoje assiste-se a um crescente nível de exigências que se caracteriza pela:

  • maior polivalência;
  • maior flexibilidade para reagir a mudanças imprevistas;
  • capacidade de gerir relações interpessoais mais produtivas, com discrição;
  • responsabilidade, organização, proatividade e um campo de autonomia alargado.

O programa da formação

Compreender a função de Secretariado nas suas vertentes técnica administrativa

  • Definir e situar a função do secretariado a nível de tarefas, instrumentos de trabalho e competências-chave.
  • Perspetivar a função no futuro.

Ganhar eficácia na organização do trabalho e gestão do tempo

  • Identificar as noções bases da organização eficaz do trabalho
  • Conhecer os princípios da eficiência e da produtividade no trabalho
  • Encontrar um equilíbrio entre as exigências da função e as suas escolhas – princípios e práticas
  • Dominar os critérios da gestão do tempo
  • Autodisciplinar-se e racionalizar a sua atividade
  • Adquirir técnicas individuais de racionalização do trabalho:
  • planificar a curto, médio e longo prazos;
  • saber definir prioridades;
  • identificar, selecionar, autoavaliar e adequar os métodos de trabalho numa perspetiva crítica e criativa em função dos objetivos visados;
  • organizar a informação e gerir os documentos de arquivo: políticas e referenciais normativos;
  • encontrar soluções que respondam aos problemas da pesquisa multicritério: o ambiente digital e tecnológico.

Escrever com profissionalismo

  • Dominar os princípios da escrita profissional
  • Sincronizar a escrita com os diversos tipos de destinatários
  • Escrever de acordo com o efeito pretendido no destinatário
  • Adaptar a escrita aos vários meios de comunicação escrita
  • Adotar o estilo profissional dos nossos dias: despojado de fórmulas administrativas obsoletas, simples, claro e direto
  • Conhecer os princípios da legibilidade dos textos escritos
  • Assumir a qualidade da Língua Portuguesa como imperativo da escrita profissional:
    • ortografia, concordâncias, acentuação, pontuação;
    • os erros mais frequentes na Língua Portuguesa.
  • Ter em linha de conta a apresentação gráfica e visual do texto
  • Gerir os mails com eficácia:
    • maximizar a escrita de emails: orientações para conseguir uma mensagem clara e objetiva, o que não se deve fazer;
    • definir princípios da gestão das mensagens recebidas;
    • definir princípios da gestão da Caixa de Entrada;
    • arquivar os mails com eficácia.

Colaborar na preparação e seguimento de reuniões e viagens

  • As reuniões:
  • diferentes tipologias;
  • etapas de planeamento, organização e follow-up, instrumentos práticos;
  • secretariar uma reunião: tomar apontamentos e elaborar atas;
  • acolher visitantes: regras de protocolo.
  • As viagens:
  • planear, organizar o itinerário, constituir o dossiê de viagem;
  • elaborar check-lists, fazer reservas de transporte, alojamento e outros serviços; procedimentos administrativos e documentação associada; Follow-up;

Após a formação em sala:

Oferta de 2 módulos de e-learning:

  • Tomar notas e redigir a ata de uma reunião;
  • O sucesso da comunicação telefónica.

A quem se dirige:

  • Secretárias/Assistentes e apoios administrativos de suporte à gestão.

Objetivos

No final da formação os participantes deverão ser capazes de:

  • adequar a tríade dos saberes adquiridos: técnicos, operacionais e humanos, à sua realidade, para enfrentar a diversidade de situações no desempenho do secretariado;
  • reforçar as competências e aumentar a produtividade individual;
  • adotar métodos personalizados de organização do trabalho e gestão do tempo e da informação e aumentar a eficácia na realização das atividades específicas do secretariado;
  • utilizar as competências chave na comunicação oral e na escrita profissional.

Métodos

  • A pedagogia a utilizar privilegia os trabalhos práticos, exposições curtas sobre aspetos teóricos, resoluções de casos e análise de situações apresentadas pelas participantes para favorecer a troca de experiências e partilhar competências comuns.

Pontos Fortes

  • assegurar com profissionalismo a diversidade das suas missões;
  • reforçar as competências-chave na função de secretariado;
  • desenvolver conhecimentos, métodos, técnicas e boas práticas de suporte ao gestor e à equipa.
Duração: 2 dias (14 horas )
Referência: 072
Preço:700,00 € iva não incluído
Inscrever Datas e locais
21 Mar - 22 Mar 2019

A morada precisa do local da formação será indicada no momento da confirmação do curso.

04 Jul - 05 Jul 2019

A morada precisa do local da formação será indicada no momento da confirmação do curso.

07 Nov - 08 Nov 2019

A morada precisa do local da formação será indicada no momento da confirmação do curso.