Curso de formação: Gestão documental e arquivos

Conceção e implementação de um sistema de arquivo e sua preservação digital Formação Best

  • Ciclo Presencial

Diante das transformações económicas, políticas e tecnológicas que todas as organizações experimentam, a informação tornou-se uma ferramenta ainda mais poderosa e essencial.

Manter os arquivos organizados significa, em última análise, manter a informação organizada e disponível o que implica uma gestão de documentos funcional para garantir a recuperação da informação e a preservação da memória do acervo documental.

Este curso permite-lhe conhecer os referenciais normativos na gestão de documentos de arquivo e da documentação no âmbito dos Sistemas de gestão da qualidade e identificar as várias etapas na conceção e implementação de um sistema de arquivo, associado aos desafios impostos pelos novos ambientes digitais.

O programa da formação

Gestão documental e arquivos: Conceção e Implementação

Definir as missões e os objetivos da função arquivo

  • Definir conceito de arquivo e tipologias.
  • Compreender qual o lugar, papel e missões dum serviço de arquivo numa organização.
  • Identificar o documento de arquivo, sua caracterização e valores associados.

Utilizar as orientações das Normas ISO na gestão documental

  • Diferenciar as normas ISO 15489 e a Norma ISAD (G) de Descrição arquivística.
  • Adequar os métodos de gestão documental, em termos de produção, gestão e arquivo dos documentos que testemunham as atividades quotidianas da organização, conforme a norma.
  • Construir um programa global de gestão de documentos de arquivo.

Compreender os requisitos da documentação no âmbito dos Sistemas de Gestão da Qualidade

  • Identificar os princípios de gestão da qualidade.
  • Distinguir os conceitos Processo e Procedimento.
  • Compreender o essencial da abordagem por Processos:
    • Modelação de um processo com base no BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) .
  • Implementar os requisitos da ISO 9001 (Sistemas de Gestão da Qualidade) relacionados com a documentação.
  • Conhecer as orientações para a documentação preconizadas noutras normas de apoio.

Analisar as diferentes etapas de conceção e implementação de um Sistema de arquivo

  • Efetuar a investigação preliminar.
  • Efetuar a análise funcional.
  • Identificar os requisitos dos documentos de arquivo.
  • Saber avaliar os sistemas existentes.
  • Desenhar o sistema de arquivo.
  • Implementar o sistema de arquivo.
  • Efetuar o controlo, ajustamento e revisão.

Avaliar o impacto da revolução digital nos arquivos

Definir uma política de preservação e conservação de documentos de arquivo

  • Identificar um conjunto de procedimentos básicos de preservação e conservação preventiva de documentos de arquivo. A preservação do digital.
  • Analisar as implicações de uma Gestão integrada de riscos:
    • identificar e avaliar os riscos possíveis;
    • minimizar os riscos de alteração ou degradação dos documentos e coleções de arquivo.

Determinar o impacto da revolução digital nos arquivos

  • Identificar o valor dos documentos: mito ou realidade.
  • Analisar a importância de uma gestão integrada dos arquivos: meta dados e interoperabilidade.
  • Descrever os novos ambientes digitais e ambientes tecnológicos.
  • Distinguir os diferentes formatos e suportes digitais.
  • Analisar o modelo de requisitos MoReq2010.
  • Associar a preservação digital ao modelo OAIS.
  • Relacionar a WEB 2.0 e os arquivos.
  • Desmaterialização dos processos de negócio e modelação de um processo com base no BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) .

A quem se dirige:

  • Chefes de unidades administrativas.
  • Secretárias/Assistentes.
  • Técnicos administrativos com responsabilidade na área de arquivo.
  • Colaboradores de áreas administrativas, direta ou indiretamente ligados à organização e gestão da informação e de documentos de arquivo.

Objetivos

No final da formação os participantes deverão ser capazes de:

  • adequar os métodos de gestão documental em termos de produção, organização, gestão da informação e arquivo de documentos conforme os referenciais normativos;
  • avaliar o impacto da revolução digital no arquivo administrativo.

Métodos

  • Pedagogia ativa, alternando exposições temáticas e debates, análise de situações concretas trazidas pelos participantes

Pontos Fortes

  • Abordagem sobre o impacto da revolução digital nos arquivos administrativos e identificação dos procedimentos de preservação e conservação preventiva dos documentos de arquivo.
  • Integração na gestão documental dos princípios e conceitos aplicados à gestão da qualidade nomeadamente a abordagem por processos.
  • Uma metodologia ativa assente em inúmeros exercícios e estudos de caso para aplicação prática dos conceitos abordados.
Duração: 3 dias (21 horas )
Referência: 412
Preço:790,00 € iva não incluído
Duração: 3 dias (21 horas )
Referência: 412
Intra empresas*:2.850,00 € iva não incluído
Para grupos (12 pessoas max.)*Conheça os detalhes desta oferta
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04 Abr - 06 Abr 2018

A morada precisa do local da formação será indicada no momento da confirmação do curso.

22 Out - 24 Out 2018

A morada precisa do local da formação será indicada no momento da confirmação do curso.