Human Resources Assistant

O que é um Human Resources Assistant?

Um Human Resources Assistant (HRA), também conhecido como assistente de direção de RH, trabalha diretamente com o diretor de Recursos Humanos, prestando assistência em todas as suas funções. As tarefas diárias de um HRA incluem o tratamento de dados e a preparação de folhas de pagamento. Além disso, regista as informações relacionadas com ausências, licenças sem vencimento e quaisquer outras que possam ter impacto salarial, bem como com contratos de trabalho, e envia as declarações às entidades competentes, como, por exemplo, as relacionadas com os descontos efetuados.

Além da gestão do pessoal, também tem a seu cargo todo o processo de recrutamento e motivação/engagement das equipas. É igualmente responsável por todos os processos de despedimento. Deve assegurar o cumprimento da estratégia e política global da empresa onde trabalha. Um HRA pode exercer funções em pequenas, médias ou grandes empresas (públicas ou privadas), desde que estas possuam um departamento dedicado aos recursos humanos.

Que função desempenha?

A principal função do human resources assistant é fazer a ligação entre o departamento de recursos humanos e os vários colaboradores da organização. Como tal, é responsável pelo recrutamento e presta assistência ao gestor de RH nas novas contratações. Juntamente com o seu superior, elabora os anúncios de emprego com a descrição do cargo proposto. Após receber os processos de candidatura, o human resources assistant analisa-os, faz a triagem e estabelece o plano de entrevistas.

Pode mesmo ter total responsabilidade pelo recrutamento para cargos não-executivos. Redige o contrato de trabalho e dá seguimento ao processo de admissão do novo colaborador, o que deve incluir a apresentação das funções a realizar, do funcionamento global da empresa e do regulamento interno. Além disso, é responsável pela gestão administrativa do pessoal, o que inclui tarefas como o processamento dos salários, o envio de todas as declarações necessárias às entidades competentes, bem como o estabelecimento do calendário, tendo em conta as férias remuneradas e as reduções de tempo de trabalho de cada colaborador.

Por último, o human resources assistant é responsável por desenvolver iniciativas para promover a comunicação interna, de forma a criar um bom ambiente de trabalho. Além de ter uma participação indiscutível na motivação da equipa, pode igualmente assumir a gestão de carreiras e competências. O HRA estabelece ainda os planos de formação para os colaboradores e, em muitas empresas, é ele quem ministra por vezes a formação a não-executivos. De qualquer forma, o human resources assistant trabalha sempre de acordo com a estratégia e política da empresa.

Quais são as suas tarefas?

O human resources assistant pode ter a seu cargo várias atividades ao mesmo tempo e as suas responsabilidades variam de acordo com a dimensão da organização. Existem human resources assistants em todos os setores de atividade — comércio, indústria, empresas de serviços, bancos, etc. —, especialmente nas grandes empresas. Os HRA podem também trabalhar em PMEs. Nestas empresas, é habitual ser uma única pessoa a assumir todas as funções na área dos recursos humanos. De seguida, indicam-se as principais tarefas de um human resources assistant.

Gestão administrativa

No âmbito da gestão administrativa, o human resources assistant é responsável pela gestão pelo processamento salarial. Ainda nesta área, deve igualmente acompanhar os processos de baixa médica e de aposentação e estabelecer um acompanhamento da doença com as instituições de segurança social. O HRA é responsável pelo envio das declarações às instituições relevantes, bem como pela atualização dos procedimentos administrativos e sociais em vigor na empresa. Como é também responsável pelo correio administrativo, deve efetuar a redação jurídica de determinados acordos. Ainda no âmbito da gestão administrativa, o human resources assistant elabora o balanço social. É responsável por manter o registo de presenças e organizar as ausências e demissões dos colaboradores. Também preenche os mapas das contribuições sociais. 

Gestão operacional do pessoal

O human resources assistant é responsável pelo recrutamento de candidatos não-executivos. Após a fase de recrutamento, encarrega-se de acolher os novos colaboradores e de redigir os contratos de trabalho, bem como de enquadrar os colaboradores na organização. Compete-lhe igualmente a gestão das competências dos colaboradores. O HRA é também responsável pela preparação das reuniões com os órgãos representativos do pessoal, bem como com os parceiros sociais. Pode organizar eleições para representantes do pessoal e deve implementar planos de formação. O HRA gere o processo individual de cada colaborador ao longo da sua carreira na organização. Regista todos os novos elementos que surgem ao longo da sua carreira na empresa: promoções, sanções, faltas, acidentes de trabalho, etc.

Que competências são essenciais?

 

O human resources assistant deve adotar uma postura ativa e proativa e agir sempre de acordo com a ética profissional. Para desempenhar esta função, é, pois, necessário possuir competências técnicas especializadas e qualidades pessoais adequadas à exigência da função.

 

Competências interpessoais

Uma vez que o human resources assistant tem, muitas vezes, de executar diferentes tarefas em simultâneo, nomeadamente tarefas administrativas e de gestão, é importante que seja metódico, rigoroso, organizado e versátil. A natureza confidencial dos documentos de que trata exige a máxima discrição. Como desempenha um papel de mediador entre chefes de departamento e pessoal, deve possuir boas competências interpessoais, uma excelente capacidade de escutar e negociar. São qualidades necessárias, pois trata-se de um profissional que é interlocutor privilegiado dos colaboradores da empresa. Na sua função de mediador, o human resources assistant deve ainda agir com diplomacia. Deve também conseguir comunicar facilmente e demonstrar uma grande capacidade de adaptação, dado que se depara tanto com diferentes tarefas como com diferentes interlocutores e situações.  

 

Competências técnicas

O human resources assistant deve possuir boas bases em matéria de direito do trabalho para lidar com questões individuais e coletivas. Deve igualmente ter conhecimentos de contabilidade e análise financeira, bem como dominar o software de processamento salarial. A maioria das empresas exige o conhecimento dos softwares de processamento salarial SAGE ou CEGID. Uma vez que é o braço direito do diretor de recursos humanos, o human resources assistant é obrigado a possuir um conhecimento profundo sobre todas as atividades da empresa. É ainda valorizada a capacidade de redigir relatórios profissionais e o conhecimento de línguas, especialmente o inglês. No que respeita à tecnologia, o human resources assistant deve dominar o software de gestão de recursos humanos (GRH) e gestão previsional do emprego e das competências (GPEC), bem como as tecnologias de comunicação e informação. 

Qual a formação necessária?