Depois de revelar os principais princípios da metodologia Lean, convém que converse com a sua equipa, demonstrando alguma pedagogia.
A metodologia Lean: Vetor da abordagem colaborativa
Tendo por base 5 princípios, poderá encontrar uma forma eficaz de comunicar e aumentar a consciencialização sobre o interesse da abordagem para melhorar a eficiência da sua equipa.
Veja o que propomos:
1 - Defina o valor para o cliente
Cada equipa é sensível à perceção do valor que traz para os seus clientes, sejam internos ou externos. Acompanhada de um brainstorming, a reflexão em torno do valor, será de aprendizagem e unificadora.
O seu objetivo
Defina qual é o valor agregado da sua equipa e como cada pessoa está envolvida em processos de criação de valor. Assim, as competências individuais são avaliadas, a experiência é ouvida e reconhecida e facilitada pela coesão.
- Por exemplo, num restaurante, qualquer operação que não vise "servir" um pedido ou requisito de um cliente, deve ser examinada com cuidado: tem lugar na metodologia Lean se for removido? Quais são as consequências para o cliente?
2 - Identifique a cadeia de valor
Também aqui é necessário um trabalho de colaboração com a sua equipa, que poderá permitir ser trabalhado por etapas, sem esquecer nenhuma e integrando todos os seus atores. Esta sequência colaborativa será de aprendizagem e focar-se-á em torno do seu objetivo.
Poderá, para explicar o conceito, utilizar a citação de Edward Deming, criador do mesmo:
"Se não consegue definir o que faz por meio de um "processo", então não conseguirá entender o que está a fazer…”
- O primeiro passo é encontrar, partilhar, desenhar os processos implementados pelos seus colaboradores, como eles realmente são (e não como alguns acreditam ou gostariam que fossem). Esta etapa envolve o uso de métodos que visam destacar processos estratégicos e competências que nem sempre são explícitas.
- O segundo passo é rever esses processos e depois redefini-los com a visão Lean. Permitindo libertar-se de “desperdícios” e reorientando a equipa de acordo com o valor esperado pelo cliente.
Revisitando os processos e isolando "Desperdícios"
- Desperdício # 1: superprodução - acreditando que fazemos bem, fazemos mais do que as necessidades básicas e é um desperdício.
- Desperdício # 2: stocks desnecessários - acreditando "avançar" ou devido ao mau planeamento, "produzimos" muitos documentos, informações, relatórios nunca lidos ...
- Desperdício # 3: viagens desnecessárias – provavelmente é como eu, e acaba por amaldiçoar-se, de todas as vezes que tem de realizar viagens inúteis e cansativas para nada…
- Desperdício # 4: tratamento de dados inúteis – a informática é uma ferramenta indispensável, mas os dados devem ser qualificados e estar disponíveis num só lugar de forma a evitar a sobrecarga do sistema.
- Desperdício # 5: movimentos desnecessários - movimentar as pessoas desnecessariamente, acaba por ser um desperdício de tempo. A questão que se coloca: essa reunião é realmente necessária, ou pode ser feita remotamente?
- Desperdício # 6: Padrão - errar é humano, mas a experiência mostra que os erros das pessoas são menores quando se encontram envolvidos em processos complexos, quando comparados com uma organização deficiente…
- Desperdício # 7: Expectativas - estamos habituados a esperar. Por exemplo, os 10 minutos perdidos em cada reunião que não começa a tempo, novamente, é um desperdício...
3 e 4 - Trabalhe num fluxo contínuo e num fluxo ‘puxado’
Crie os seus processos de forma suave e sem desperdícios, depois promova o trabalho após validação do cliente
- A quantidade de coisas a serem feitas deve ser avaliada e suavizada, tendo em consideração as competências e evitando situações de tensão e sobrecarga e, assim, criando um fluxo de conquista mais contínuo.
- Deveríamos funcionar apenas "após validação do cliente", o que não significa que não possamos antecipar nada, já que muitas vezes é necessário desenvolver contactos mesmo antes de o cliente o pedir, mas também não é por esse mesmo motivo que os processos são, geralmente (muito) longos?
5 - Ambicione a perfeição através da melhoria contínua
Para tal, necessita de introduzir a noção de "padrões" dos seus processos ao ter os melhores colaboradores/especialistas e descrevendo as melhores práticas. O método para alcançar a perfeição em cada operação dos seus processos assenta em 4 questões:
- Existe um padrão?
- Ele é conhecido?
- É aplicado sistematicamente?
- Ótimo ... então ... comece novamente no início (no ponto 1.)!!!
Por exemplo, uma vez concluído o projeto, convidamo-lo a configurar reuniões de feedback, partilhando a sua experiência e sucesso. Assim, a abordagem Lean tornar-se-á um fator de criatividade e colaboração e não um conjunto de restrições nem sempre bem aceite.
Inspirado pela metodologia Lean e por uma melhoria contínua, agradecemos que partilhe experiências e comentários a este texto.
Autor: Laurent Maimi
Veja também as partes I e III:
- Metodologia Lean – O que é e como aplicar – Parte I
- Metodologia Lean – O que é e como aplicar – Parte III
