Vivemos numa época muito volátil, incerta e complexa onde a tomada de decisão da camada de gestão nas organizações tem de ser cada vez mais rápida e assertiva sob pena de se perder negócio, quota e posicionamento de mercado. O tecido empresarial português é maioritariamente, superior a 99%, composto por pequenas e médias empresas, onde os recursos humanos são escassos e a necessidade de operacionalizar o negócio impõe uma falta de recursos para planear e monitorar o negócio ao nível estratégico, tático e consequentemente operacional.

A entrega de informação e/ou intelligence

A componente de entrega de informação e/ou intelligence deve ser considerada com extremo cuidado e importância. Pode ser efetuada de diversas formas, desde apresentações, reuniões, documentos diversos ou mesmo pelo envio de e-mails ou publicação num espaço reservado para o efeito.

A entrega de informação e/ou intelligence é uma ferramenta para comunicações internas e externas. É um meio, se utilizado de forma conveniente e eficaz, importante para o desenvolvimento estratégico e operacional da organização. Este meio influencia os colaboradores da empresa, quer ao nível operacional como de gestão, pelo que não pode ser de forma alguma descurado e tem de ser bem trabalhado para que a mensagem chegue ao destino de forma assertiva e concreta.

Como tal, para nos prepararmos, é importante definirmos alguns pontos enquanto desenhamos e preparamos o output final, nomeadamente:

1. Escrever notas sobre os pontos mais importantes a reter em cada parte da apresentação
2. Praticar (não decorar) o que se vai dizer, desta forma o cérebro irá processar a informação e desta forma ajudará a fazer as pontes entre transições
3. Dar um rascunho da apresentação a um colega para que possa ver e apresentar as suas sugestões.

O modo como vamos apresentar é importante, se efetuarmos uma apresentação temos mais controlo e o nível de detalhe será menor, no entanto se apresentarmos um documento ou um e-mail não temos controlo sobre o que a audiência está a ver e a interpretar, logo temos menos controlo e mais nível de detalhe sobre o que queremos apresentar.

Nearly all men can stand adversity, but if you want to test a man’s character, give him power.

Abraham Lincon

Desta forma quando percebemos qual o nível de controlo que temos e o nível de detalhe que vamos imprimir na apresentação devemos responder às seguintes questões:

1. Qual a informação efetivamente relevante e essencial?
2. Quem é a audiência e o decisor, o que sabemos sobre eles?
3. O que pode tornar a audiência mais resistente/recetiva à mensagem?
4. Quais são os dados disponíveis para dar força à mensagem? A audiência é familiar ao tipo de dados?
5. Quais são os riscos que podem enfraquecer a apresentação?
6. Qual é o resultado positivo e esperado?
7. Se o tempo for limitado e tiver de apresentar num único paragrafo qual seria?

Responder a estes pontos irá claramente melhorar a estrutura e o output da apresentação, além, claro está que cria um suporte mental para defender os pontos que vão ser apresentados. Deste modo torna-se possível ser mais assertivo e diminuir o tempo necessário para fazer chegar a mensagem ao interlocutor.

A forma o contexto e a rapidez como a informação ou intelligence são apresentados pode diminuir a necessidade de recursos em pequenas e médias empresas. A clareza e a fluidez da mensagem que se pretende passar pode fazer a diferença na relação entre todos os stakeholders da organização.

Escrito por

Alina Oliveira

Autora do livro “ Resiliência para Principiantes” – ed. Sílabo, 2010.Sou formadora e consultora nas áreas da gestão e liderança de equipas, resiliência, comunicação e gestão de conflitos, gestão do tempo, resolução de problemas, relações cliente/fornecedor.Um dos temas que mais me apaixona é a Resiliência, o que me levou a escrever um livro sobre essa temática: “Resiliência para Principiantes”.

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