Comunicação eficaz para equipas eficazmente dispersas

Catarina CorreiaHead of Marketing & Communication na CEGOC

    Sabia que estudos recentes realizados pela Workplace revelam que 86% dos colaboradores e executivos apontam a falta de colaboração e a comunicação desajustada/insuficiente como as principais causas para o fracasso dos seus projetos? Ou, por outro lado e segundo pesquisas da McKinsey, que equipas que se comunicam eficazmente conseguem ser até 25% mais produtivas?  

     

     

    A nova era de flexibilidade laboral trouxe maior produtividade, retenção de talento, sustentabilidade ambiental e até redução de custos para as organizações. Porém, como comunicar eficazmente com as equipas, e com foco na construção de uma comunidade que partilha os mesmos objetivos e propósito, se os seus membros se encontram distribuídos por infinitos ambientes presenciais e remotos? Selecionámos as seguintes sugestões: 

    - Estabeleça limites para as comunicações enviadas: (Tele)trabalhar não é estar “always on”.  É essencial que os colaboradores compreendam exatamente o que se espera deles e em que prazos, mas deve existir uma fronteira pessoal/profissional, para que a autonomia e a flexibilidade não se transformem em frustração, desmotivação e baixa produtividade. 

    - Privilegie reuniões presenciais e bidirecionais: No virtual torna-se difícil ver todos os rostos e identificar a quem se dirigem respostas e expressões faciais, o que pode provocar situações de conflito e momentos em que a grande maioria se limita a ouvir e não a participar. Inverta isto organizando reuniões periódicas “1 to 1” – mostre que tem tempo para estar cara a cara com as pessoas e se interessa pelo que têm a dizer. 

    - Invista nas ferramentas certas: Garanta que as suas equipas possuem os mecanismos, plataformas e condições necessárias para permanecerem conectadas, acederem remotamente aos servidores, gerirem projetos, manterem-se informadas e comunicarem-se com os restantes colegas e departamentos a partir de qualquer lugar… e em segurança. 

    - Seja transparente e prepare a mudança: Informe atempadamente os colaboradores sobre a mudança: assim evita especulações e mal-entendidos e ganha tempo para explicar a lógica da mudança e construir a confiança necessária para a transição. Dê tempo para que todos compreendam e processem essa mudança (a nível emocional, profissional, logístico…) para aliviar a resistência. 

    - Evite comunicação simultânea e multicanal: É difícil manter o foco quando precisa de responder a perguntas no chat e e-mail, abrir documentos guardados no servidor e confirmar informações via Whatsapp ou telefone… tudo ao mesmo tempo. Limite-se a um assunto de cada vez e incentive a que todos interajam através das mesmas plataformas segundo normas previamente estabelecidas. 

    - Aprenda a integrar participantes presenciais e remotos: Em reuniões híbridas, os participantes remotos são muitas vezes deixados para “segundo plano”, já que é muito mais fácil trocar ideias entre pessoas que estão presencialmente num mesmo espaço. Implemente normas de participação rotativa e evite as conversas paralelas. 

    - Promova o engagement, o networking e a cultura organizacionalFaça com que os colaboradores tenham motivos para continuar a fazer parte da organização: crie iniciativas especiais, celebrações ou horários de trabalho em que todos possam estar fisicamente juntos em algum momento para aumentar a interação e o sentimento de pertença.  

     

    A comunicação eficaz no local de trabalho é um elemento vital para qualquer organização que queira prosperar e manter colaboradores que se sintam motivados, ouvidos e valorizados. Agora que a retoma económica avança a todo o vapor, já pensou no plano ou estratégia de comunicação a adotar pela sua organização em 2022?

     

    *Este artigo foi publicado originalmente na Link to Leaders.

    Escrito por

    Catarina Correia

    Com mais de 13 anos de experiência na área de Marketing e Comunicação, sou uma entusiasta do marketing digital, com uma paixão especial por geração de leads e análise de resultados. Atualmente, como Head of Marketing & Communication na Cegoc, dedico-me a criar estratégias que não só elevam a marca, mas também enriquecem as experiências de aprendizagem. No centro do meu trabalho está a vontade de conectar, educar e inspirar através de estratégias de marketing bem pensadas e comunicação autêntica. Acredito firmemente que um marketing eficaz pode, e deve, servir como um catalisador para a aprendizagem contínua e desenvolvimento pessoal e profissional. Em cada projeto que abraço, procuro inovar e trazer novas perspetivas que possam não apenas atingir os objetivos de marketing, mas também enriquecer o setor de L&D com insights frescos e relevantes. Este é o desafio que me mantém motivada e em constante busca por novas aprendizagens e melhores práticas na interseção entre Marketing, Comunicação e Formação.
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