Conduzir eficazmente as suas reuniões
Existem 3 etapas chave na condução das suas reuniões:
- Introdução
- Desenvolvimento
- Conclusão
Início
A melhor forma dar início às suas reuniões é fazendo uma introdução apropriada, o que implica acolher os participantes, apresentar o tema da reunião, definir as regras (nomeadamente o tempo), clarificar o papel de cada participante e relembrar os objetivos que foram enviados na convocatória.
Como forma de conseguir captar desde logo a atenção pode, ainda nesta etapa, demonstrar a importância do tema para a audiência que está a ouvi-lo, e a melhor forma de o fazer, é relacionar os conteúdos da reunião com as características, interesses e motivações dos participantes.
Desenvolvimento
Durante o desenvolvimento, o seu principal objetivo é manter a discussão focalizada. Para isso deve ter em conta alguns princípios, que o farão sentir-se mais confortável no seu papel de moderador e passar uma imagem mais profissional:
- Utilizar uma agenda: a agenda será uma linha de orientação durante o desenrolar da reunião. Pode utilizá-la como um guião, anunciando quando se estão a aproximar dos pontos de transição, ou riscando os pontos que já foram discutidos;
- Ter o material certo à mão: o ideal é colocar na mesa a convocatória que enviou aos participantes com a ordem de trabalhos e um bloco onde eles poderão tirar notas. Enquanto decorre a reunião, utilize, por exemplo um quadro de papel, onde alguém irá escrevendo os pontos em discussão, de forma clara e de maneira a que todos os participantes os possam ver. Desta forma, manterá a informação à disposição de todos, promoverá o debate e transmitirá confiança aos participantes;
- Evitar a dispersão: se for o líder ou moderador da reunião, esteja atento à discussão e volte aos pontos essenciais sempre que nota que há dispersão entre os participantes. O importante é procurar os pontos de consenso, pontos já percebidos e pontos-chave, dedicando o tempo necessário para clarificar mal-entendidos antes de passar o ponto seguinte da agenda. Eleja ou peça a um voluntário para ir registando as opções apresentadas e os consensos. Termine a reunião com um resumo das conclusões e especificando as etapas seguintes;
- Rotatividade de funções: poderá estabelecer um sistema rotativo em que um participante fica encarregue de tomar notas sobre a reunião e fazer a ata;
- Regule os comportamentos: o papel do moderador de uma reunião também passa por saber gerir os comportamentos. A agressividade, falta de atenção ou a simples timidez dos participantes perturbam as reuniões e a sua eficácia.
Conclusão
Não deve terminar a sua reunião sem fazer um encerramento. Tal como a abertura, a conclusão da reunião é um dos momentos cruciais. Deve garantir que cumpre 3 etapas fundamentais:
- Fazer uma síntese global;
- Concluir;
- Incitar à ação.
As suas observações finais vão ser ainda mais eficazes se:
- Não terminar de repente: “obrigado, é tudo!”;
- Não começar a gaguejar: “Bom…acho que disse tudo o que tinha para dizer…”;
- Não introduzir novos assuntos: “Ah, é verdade, já me estava a esquecer de dizer…”;
- Não terminar a pedir desculpas! As desculpas finais podem ter um efeito negativo e retirar credibilidade a todo o seu discurso;
- Sistematizar os resultados e as principais conclusões, com as decisões, as próximas etapas e a próxima reunião com data e hora marcadas.
Termine a sua reunião despedindo-se da sua audiência.
E como decorrem as suas reuniões? Quais as suas principais dificuldades e desafios?
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