“Concentre-se naquilo em que é bom e delegue tudo o resto”. Quem o disse foi Steve Jobs, o magnata informático que foi cofundador, presidente e diretor executivo da Apple.
Se o homem responsável por revolucionar várias indústrias é capaz de delegar tarefas, todos o devemos fazer.
O termo delegar significa transferir poder, funções, competências ou responsabilidades a outras pessoas. Enquanto para alguns é fácil fazê-lo, para outros, os mais perfeccionistas, abandonar a tarefa mais trivial pode ser algo impossível.
Delegar é uma importante, mas complicada, arte do mundo do empreendedorismo e dos negócios. É uma forma de aliviar a carga de trabalho, o que vai acabar por aumentar a produtividade e até diminuir o nível de stress de um gestor.
Apesar de todos os benefícios associados à delegação de tarefas, segundo John Hunt, professor na London Business School, apenas 30% dos gestores acham que conseguem delegar eficazmente. Desses, apenas um em cada três é considerado bom a fazê-lo pelos seus subordinados. Isto significa que apenas um em cada 10 gestores sabe realmente como capacitar os outros.
O desafio está em delegar as coisas certas. Quase todos os empreendedores e gestores precisam de melhorar as suas habilidades nesta área.
Jan Yager, no seu livro “Work Less, Do More”, delineou vários passos para uma delegação de tarefas eficaz. Siga estes passos e saiba como fazê-lo:
Escolha as tarefas que está disposto a delegar
Examine todas as suas tarefas e reuniões para as próximas semanas. Quais delas são candidatas a serem delegadas? Algumas podem não ser prioritárias e outras podem ser uma boa oportunidade de aprendizagem para alguém do seu grupo de trabalho. Deve dedicar o seu tempo nas tarefas mais críticas para a empresa e naquelas que dependem unicamente de si.
Escolha a melhor pessoa a quem delegar
Reconheça valores e características dos que o rodeiam, prevendo quem terá bom desempenho ao assumir determinada tarefa. Isso significa dar o trabalho às pessoas certas e não às que estão menos ocupadas. Igualmente requere que contrate as pessoas com as habilidades adequadas à sua organização e equipa.
Confie naqueles a quem delega
Tudo começa com confiança. Juntamente com a confiança, permita que as pessoas a quem delega uma tarefa façam o trabalho à sua maneira. Claro que esse trabalho terá um padrão a cumprir, mas existem várias maneiras de atingir o resultado pretendido.
Dê as tarefas e instruções de forma clara
O segredo está em encontrar o equilíbrio entre explicar de forma demasiado detalhada e não explicar o suficiente, para que a outra pessoa perceba o que é necessário fazer.
Motive a pessoa a quem delegar tarefas
A comunicação é fundamental. Se os seus trabalhadores perceberem o impacto que o seu trabalho tem na empresa, vão certamente comprometer-se com a tarefa. Mostre-lhes o que estão a aprender com isso e, por último, pense quais são os fatores que motivam cada um. Este é um dos passos mais simples, mas também dos mais difíceis para muitos gestores.
Delegue responsabilidade e autoridade e não apenas as tarefas
Os gestores que não conseguem delegar responsabilidades, para além das tarefas específicas, acabam por ter que fazer parte do trabalho.
A autoridade pode incluir, por exemplo, um orçamento (e a capacidade de gastá-lo) e permissão para tomar decisões.
Todos os empreendedores e gestores devem colocar de lado o receio de delegar. Se feito da maneira certa, como aqui descrito, o trabalho será realizado de forma mais eficiente ao mesmo tempo que cria uma equipa mais coesa.
Para além dos benefícios para a empresa, o gestor vai ganhar tempo e qualidade de vida.
