O business plan é um clássico e uma etapa essencial para aferir a viabilidade de qualquer projeto. Tem de convencer os potenciais investidores, mas também tem de responder a uma série de questões. E para ser bem-sucedido neste exercício arriscado, um líder de projeto deve evitar a todo o custo certas armadilhas. Nós contamos-lhe tudo sobre elas.
- Não saber para que (e para quem) serve realmente o business plan
- Não seguir o formato do business plan
- Erros na conceção do business plan
- Erros na forma do business plan
- Os erros finais... ao falar
Não saber para que (e para quem) serve realmente o business plan
Para quem não está habituado a este exercício, o nosso especialista confirma que se trata de um documento que abrange um espetro muito vasto. Um business plan pode ser redigido por qualquer pessoa que tenha de defender um projeto", explica Bruno Bachy, manager de formação financeira da Cegos França. Pode tratar-se de um projeto de uma certa envergadura no seio de uma empresa, que implique a expansão, a criação de fábricas ou a conquista de novos mercados. Mas também pode ser um projeto de intraempreendedorismo com o apoio da empresa ou um projeto pessoal de investimento, criação ou aquisição de uma empresa".
“Ninguém pode elaborar um bom business plan sem compreender a quem se destina. Quando se faz este documento, é antes de mais uma forma de nos convencermos a nós próprios", continua o nosso especialista. O exercício obriga-o a estruturar-se e a colocar todas as hipóteses possíveis para mostrar que é capaz de gerir o seu projeto. Neste sentido, é sobretudo uma forma de validar a viabilidade de um projeto antes de o lançar.
No entanto, as pessoas raramente o fazem sozinhas. “Um business plan é também, e sobretudo, uma ferramenta para comunicar e convencer os futuros parceiros, continua o nosso especialista. Entre as outras partes interessadas, o promotor do um projeto falará com banqueiros, coinvestidores ou outros decisores da empresa". É importante não perder de vista o facto de que o documento proposto deve apresentar a estratégia global da empresa, e não apenas a sua estratégia financeira, para os próximos anos.
Não respeitar o modelo do business plan
Bruno Bachy apresenta um modelo rigoroso que deve ser seguido em quatro partes.
Redigir um business plan significa estimar o médio prazo para demonstrar a viabilidade técnica e financeira de um projeto empresarial ou de investimento. Mas também significa basear-se numa metodologia.
Parte 1: Análise estratégica
"Trata-se de apresentar de modo global o projeto empresarial, ancorado na sua atividade e no seu setor. Tem de mostrar que a sua ideia é coerente com o setor de atividade e que tem tudo o que é necessário para ser bem-sucedido".
Parte 2: Potencial de negócio
"É aqui que descreve a realidade do mercado e quais são os objetivos que poderá alcançar."
Parte 3: o plano de ação
"Por outras palavras: como é que vamos chegar lá? O plano de ação operacional deve abranger aspetos tão vastos como as vendas, o marketing, o investimento necessário em termos de recursos humanos, etc. De que recursos necessito para atingir o meu objetivo comercial? Incluiremos também o investimento que estamos a fazer, se for caso disso."
Parte 4: o cálculo do custo económico
"Uma vez feito tudo isto, temos de ser capazes de apresentar um custo económico para ver se o projeto é economicamente viável."
Erros na conceção de um business plan
Seria um erro grave deixar de fora qualquer parte do modelo. Mas o nosso perito refere também outras armadilhas a evitar na fase de conceção.
A falta de rigor financeiro
Esta, obviamente, descredibilizaria o business plan. "O promotor do projeto deve ser capaz de estabelecer claramente como vai financiar a sua ideia. Com os seus próprios fundos ou com um financiador? Quais são as suas necessidades? Quanto mais sólido e transparente for o projeto, maior será a probabilidade de atrair investidores.
“Um erro comum é não testar suficientemente a flexibilidade do modelo", continua Bruno Bachy. O que é que acontece se eu estiver 10% abaixo das minhas previsões? É daí que vem a solidez do discurso de vendas e é aí que entra a análise de risco. Frequentemente, as pessoas estão apaixonadas pelo seu projeto. Por vezes, estão tão envolvidas nele que já não veem as zonas de perigo". Esta fraqueza pode aparecer, por exemplo, num perfil muito técnico, que tem a certeza de ter uma ideia muito boa, mas que não estudou suficientemente a realidade do mercado.
Falta de humildade ou de previsão
Mas um business plan não é unicamente financeiro. A falta de humildade ou de previsão também pode prejudicar um projeto. "Estabelecemos um cenário médio, mas também temos de imaginar o pior e o melhor cenário possível". A análise de risco, num sentido muito lato, é um tema essencial. "O interessado mediu realmente todos os riscos? Estes vão desde os riscos de dependência comercial de um fornecedor até às possíveis alterações da regulamentação. Há também os riscos humanos, os riscos de perda de competências, os riscos tecnológicos e os riscos financeiros em caso de alteração das taxas de câmbio, por exemplo.
Erros relativos à forma do business plan
Entupir o sumário executivo
Outro erro a não cometer: falhar o sumário executivo, ou seja, ausência do resumo de uma página que abre o business plan. Bruno Bachy defende o rigor metodológico, que é essencial, mas também uma formatação cuidada. "Para atrair os investidores, é também necessário contar uma bela história de crescimento. O business plan é muitas vezes um documento bastante volumoso, com muitos dados e números. A primeira página tem de dar vontade de ler o resto. É um pouco como um trailer de um filme.”
Negligenciar a apresentação do business plan
"Costumo dizer aos redatores de business plan que não é a quantidade de informação que é importante, mas sim os pontos-chaveque o seu público será capaz de reter", continua o nosso especialista. Em termos de forma, isto significa um documento arejado, com ideias fortes e palavras em negrito, ilustrações, esquemas claros...
Não pedir a revisão do documento a outros olhos
"Esta é a melhor recomendação que podemos dar, porque se nos mantivermos concentrados no trabalho, podemos ficar cegos a certas considerações". É por isso que é necessário que o documento seja lido pelo maior número possível de pessoas de diferentes origens. "É preciso rodear-se de pessoas que não sejam complacentes e que possam fazer críticas construtivas. Perfis altamente técnicos podem subestimar o aspeto do marketing. O cruzamento de perspetivas será, pois, precioso.”
Os últimos erros… ao falar
Finalmente, não falhe o seu grande discurso. "Não se esqueça que só tem uma oportunidade para causar uma boa impressão", diz Bruno Bachy. E aqui, mais uma vez, não se trata de não se preparar para o exercício. "Para uma apresentação oral, é preciso praticar em frente de colegas ou amigos. Perante um comité de investimento, pode ter 15 minutos para os convencer. Mesmo que as pessoas com quem está a falar tenham supostamente lido o seu business plan, tem de ser capaz de o resumir e destacar os seus pontos fortes".
Um erro comum é agir sozinho. "Por vezes, isto é um erro, porque um business plan é frequentemente o trabalho de uma equipa. Por isso,pode ser uma boa ideia preparar uma apresentação em conjunto, dependendo da sua área de especialização”. Mas tenha o cuidado de distribuir corretamente a palavra, respeitando rigorosamente o tempo e a coordenação. O nosso especialista recomenda também que se interesse por quem vai estar na sala. "É preciso ser inteligente, porque em função dos perfis presentes, é provável que tenha de adaptar o seu discurso.”
Não existe uma apresentação-tipo. "Um erro é apresentar o business plan à pressa. Mas é preciso um ângulo. Deve também utilizar documentos de apresentação resumidos, como um plano e uma apresentação de diapositivos, para apoiar a sua intervenção”. Por último, praticar a sua apresentação implica preparar-se para responder ao maior número possível de perguntas. "Não se deve negligenciar esta formação e preparar o maior número possível de respostas sintéticas e bem argumentadas. Não esqueçamos que os decisores precisam de ser tranquilizados. E estarão se o promotor do projeto tiver antecipado tudo...".
Escrito por: Bruno Bachy, Manager da área de Finanças, Gestão e Contabilidade da Cegos França.
