Eficácia e eficiência num ambiente de ritmo acelerado

Vivemos num mundo cada vez mais acelerado, onde a pressão para realizar várias tarefas é uma constante. Identifica-se com frases como estas?
- “Tenho melhor desempenho sob pressão.”
- “A minha lista de pendentes não para de crescer.”
- “Mesmo no meu tempo livre, sinto que estou constantemente a correr.”
A realidade é que todos os dias somos confrontados com mais e mais tarefas, obrigações e objetivos, tanto pessoais como profissionais, que tentamos encaixar nas mesmas 24 horas. Este esforço para ser eficiente (otimizar os recursos para maximizar a nossa produtividade) e eficaz (fazer as coisas certas para obter resultados) é ainda mais desafiante num ambiente BANI*.
Este contexto - Frágil (Brittle), Ansioso (Anxious), Não linear (Non-linear) e incompreensível (Incomprehensible) - exige que reforcemos as nossas capacidades de organização, gestão do tempo e resiliência.
Dicas para gerir o seu tempo e prioridades
É possível estabelecer uma ordem e uma estrutura neste turbilhão com diretrizes simples como estas:
1. Estabelecer prioridades para as tarefas
Identificar os objetivos principais utilizando ferramentas como calendários, agendas, listas de tarefas e metodologias como o Princípio de Pareto ou o sistema ABC. O segredo está em distinguir atividades de alto impacto daquelas que, embora urgentes, não geram valor significativo.
2. Planeamento e programação
Definir objetivos claros e antecipar problemas utilizando técnicas como a Pomodoro, a Matriz de Eisenhower ou metodologias como GTD (Getting Things Done de David Allen). Um planeamento eficaz não só estabelece o que fazer, mas também quando e como o fazer, permitindo uma execução mais suave.
3. Delegar efetivamente
Atribua tarefas de acordo com as competências da sua equipa, aumentando a motivação e reduzindo a sua carga de trabalho. A delegação não é apenas uma transferência de tarefas, é uma oportunidade para desenvolver as competências da sua equipa.
4. Assertividade
Aprenda a dizer “não” para evitar sobrecargas, gerindo eficazmente reuniões e as responsabilidades. A comunicação assertiva não só melhora a gestão do tempo, como também reforça as relações profissionais, clarificando as expetativas.
5. Automatização e ferramentas colaborativas
Minimize as tarefas repetitivas utilizando plataformas como ClickUp, GanttPro, Trello ou Asana. As tecnologias de Inteligência Artificial, como o ChatGPT, também podem ser aliadas para gerir fluxos de trabalho ou resolver problemas comuns.
6. Evitar a procrastinação
Identificar as causas deste hábito, abordar os seus benefícios ocultos e gerir a sua atividade de forma mais eficiente. Técnicas como o “Time Blocking” ou o método dos “2 minutos” são estratégias úteis para combater o costume de protelar.
Estratégias avançadas para um ambiente BANI
Num contexto profissional multicultural, as exigências de adaptação e flexibilidade são maiores. É crucial:
- Aceitar a incerteza: Desenvolver competências de pensamento crítico e tomada de decisão sob pressão.
- Construir redes de apoio: Colaborar e partilhar conhecimentos para enfrentar desafios comuns em equipas remotas.
- Desenvolver competências digitais: Familiarizar-se com as ferramentas tecnológicas mais recentes para gerir projetos e comunicar eficazmente.
A resiliência organizacional, definida como a capacidade de se adaptar rapidamente a mudanças inesperadas sem perder produtividade, torna-se um fator diferenciador fundamental nos dias de hoje.

Uma abordagem holística para obter resultados extraordinários
No atual ambiente laboral, especialmente em organizações multiculturais e dinâmicas como a Cegos, estas ferramentas e técnicas são essenciais. No entanto, como seres emocionais, deparamo-nos muitas vezes com barreiras internas que dificultam a sua aplicação.
Por conseguinte, é crucial desenvolver a flexibilidade e a adaptabilidade sem perder de vista as nossas prioridades. Uma abordagem holística, como a que é proposta no nosso programa “Gestão do Tempo”, integra as nossas diferentes facetas e papéis, promovendo escolhas conscientes que dão prioridade ao importante em detrimento do urgente.
O objetivo é alcançar resultados extraordinários, mantendo um equilíbrio entre as nossas responsabilidades pessoais e profissionais.
Este artigo foi originalmente publicado pela Cegos Espanha.
Fontes e bibliografía
- Cascio, J. (2020). "Facing the Age of Chaos: BANI vs. VUCA".
- David Allen. Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. Penguin Books, 2001.
- Gleeson, K. El programa de eficiencia personal. Cómo organizarse para hacer más trabajo en menos tiempo. McGraw-Hill, 2003.
- Manzini, M. Time Management. Pearson, 2017.
- Covey, S. R. The 7 Habits of Highly Effective People: Powerful Lessons in Personal Change. Free Press, 1989.
- Collins, J. Good to Great: Why Some Companies Make the Leap... and Others Don't. HarperBusiness, 2001.
- Revista Espacios. "Efectividad, eficacia y eficiencia en equipos de trabajo".
- Redalyc. "Eficacia y Eficiencia, premisas indispensables para la Competitividad".
- OECD (2021). Skills for the Digital Economy.