71% dos colaboradores acreditam que a maioria dos profissionais utilizará pelo menos uma forma de IA até 2024 (Hubspot). À medida que esta tendência se espalha pelo mundo corporativo, a caixa de ferramentas dos gestores expande-se. Otimização do tempo, apoio na tomada de decisões, monitorização do desempenho... São inúmeras as tarefas em que a Inteligência Artificial se revela uma boa aliada para os gestores. Vamos explorar como a IA Generativa pode transformar a gestão.
Tarefas administrativas quotidianas
Uma vez que conduz à automatização, a IA é particularmente relevante quando os gestores estão a executar tarefas rotineiras e repetitivas.
Trata-se de atividades que acrescentam pouco valor, tais como:
- Redação e organização de e-mail
- Follow-ups e lembretes
- Agendamento de reuniões
- Marcação de compromissos
- Tradução de textos
- Produção de conteúdos
Tudo isto pode ser feito utilizando o conjunto de ferramentas Microsoft 365 Copilot ou GammaApp, sendo úteis para a criação de atas de reuniões, apresentação de diapositivos, feedback, propostas comerciais, descrições de funções, grelhas de entrevistas...
Com o aumento do teletrabalho e das equipas distribuídas geograficamente, os gestores gastam cada vez mais tempo a coordenar agendas. A IA Motion pode ser uma grande ajuda neste domínio em termos de gestão de agendas. Ao cruzar as restrições de calendário dos membros da equipa, “pode otimizar a presença dos colaboradores no local e organizar melhor a rotação das equipas”, explica um consultor especializado da Cegos.
Atribuição de tarefas
Com a IA, o planeamento pode até tornar-se mais estratégico. “No contexto da gestão de projetos, a IA pode sugerir como o projeto pode ser dividido e indicar a duração de cada tarefa”, explica o especialista. O AI Notion pode até criar uma tabela que mostra quem gere que tarefas.
Quando correlacionada com ferramentas de RH, a IA também é capaz de coordenar recursos. Por outras palavras, pode atribuir tarefas a um projeto de acordo com as competências e os níveis de responsabilidade de cada colaborador. É o caso do Eurecia, um software de gestão de RH com IA integrada.
Do mesmo modo, a IA pode avaliar o desempenho de cada membro de uma equipa com base em indicadores precisos. Pode também identificar eventuais lacunas numa abordagem de melhoria contínua. Se, desta vez, estiver correlacionada com ferramentas de gestão da formação, a IA pode sugerir percursos de aprendizagem que respondam às necessidades específicas dos colaboradores.
Análise de dados em Excel
Muitos gestores passam grande parte do dia a trabalhar com o Excel, para gerar estatísticas, criar tabelas dinâmicas, entre outros. A vantagem da IA em ferramentas como Zoho Sheet e Power BI está na visualização de dados, ou seja, a capacidade de transformar números em gráficos dinâmicos (diagramas, histogramas, etc.). Isso torna os relatórios mais intuitivos e visuais.
No entanto, é preciso formação adequada para interpretar corretamente os dados. “As IA ontológicas são relevantes quando os dados são volumosos e não provêm todos do mesmo ficheiro. No entanto, não são tão fáceis de manipular”, adverte o especialista. Uma vez que a IA não é 100% fiável, os gestores não se podem contentar com ela. Quando a IA utiliza grandes volumes de dados, é preciso estar atento e “verificar o trabalho obtido, pois uma IA pode basear-se em dados fictícios sem o conhecimento do gestor”.
Tomada de decisões
Ao aproveitar grandes quantidades de dados e torná-los inteligíveis, a IA permite que os gestores tomem decisões mais informadas com base em números. Graças à IA, podem:
- Identificar debilidades antes que se tornem problemas
- Avaliar riscos com maior precisão
- Obter o impacto de uma decisão em tempo real
- Prever cenários
A intuição, que continua a ser essencial para qualquer bom gestor, é agora reforçada pela IA, em particular através dos seus cenários, análises, curadorias...
Em termos de liderança de equipas, a IA revela-se também um facilitador. Pode também ser um bom parceiro para ações puramente de gestão. Estamos a falar da resolução de um conflito entre dois colaboradores, da união da equipa em torno de um novo projeto... Assim, a IA permite aos gestores desenvolverem as suas capacidades de liderança. “No ChatGPT ou no Mistral AI, os gestores podem partilhar as suas dificuldades com uma situação. Podem explicar as medidas que já tomaram e receber conselhos pertinentes para lidar com o problema”, diz o nosso especialista da Cegos.
A IA como uma oportunidade para se aproximar da equipa
A IA não vai substituir os gestores, longe disso. O que é importante recordar é que, ao confiarem determinadas tarefas à Inteligência Artificial, os gestores podem poupar tempo. Podem então reafetar esse tempo a tarefas de maior valor acrescentado, à sua atividade principal. Graças à IA, os gestores poderão gerir mais.
Terão, desta forma, mais tempo para:
- Acompanhar de perto a equipa
- Realizar mais reuniões individuais
- Desempenhar um papel ativo no desenvolvimento das competências dos colaboradores
- Promover workshops e sessões colaborativas
- Gerar novas ideias
“A IA facilita o trabalho dos gestores e devolve-lhes um pouco de “largura de banda”. Assim, é frequentemente vista como uma varinha mágica para a produtividade dos gestores. Numa altura em que a taxa de envolvimento no trabalho está a diminuir, a IA deve também permitir-lhes ouvir mais atentamente as suas equipas. Em última análise, a IA deve permitir que os gestores passem mais tempo com as suas equipas”, afirma o especialista da Cegos.
A este respeito, a IA é uma oportunidade para os gestores desenvolverem uma postura mais próxima do coaching, ajudando-os a melhorar as suas competências de liderança. Trata-se de uma mini-revolução das suas práticas de gestão, que pressupõe, antes de passar à experimentação, uma formação em matéria de escrita, de preconceitos algorítmicos perpetuados pela IA, de confidencialidade dos dados e, de uma forma mais geral, de ética. E, evidentemente, uma condição prévia essencial para todos os gestores: sensibilizar e formar as suas equipas em matéria de IA.
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